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La dématérialisation est un processus incontournable pour une entreprise ou tout autre type d’organisation. En effet, elle intervient dans tous les domaines afin d’apporter une optimisation de temps, mais aussi d’argent. Avec la dématérialisation, les données en support physique sont transférées sur un support numérique pour une meilleure gestion et une exécution optimale des tâches. Cette approche permet de bénéficier de nombreux avantages très intéressants. Cependant, bon nombre de personnes ignorent encore en quoi consiste ce processus de numérisation des données.
A.I.V.S est une entreprise spécialisée dans la sécurité informatique et les solutions informatiques. Elle propose à toutes les organisations ses services en matière de dématérialisation. Son équipe d’experts dans le domaine vous apporte un accompagnement personnalisé pour la numérisation de vos informations.
Située dans le Val de Saône, A.I.V.S est aussi à votre entière disposition Genay, Neuville, Trévoux, Massieux et Montanay.
Les certifications, preuves de notre professionnalisme
La dématérialisation se présente comme un processus consistant à transférer les données présentes sur un support matériel (généralement des documents papier) sur un support numérique grâce à un système d’information. L’opération ne se réduit pas simplement à scanner des documents afin de pouvoir les utiliser de façon numérique. Il s’agit en effet d’un mécanisme complet.
Vous avez la possibilité de dématérialiser des fichiers, des échanges ainsi qu’un ensemble de tâches telles que la facturation, la paie, les relevés bancaires, les contrats, les devis, etc. Ces différents éléments peuvent non seulement présenter une valeur juridique, mais aussi un statut de confidentialité. Avec l’entrée en vigueur de la loi du 13 mars 2000, il est attesté que les documents électroniques bénéficient de la même valeur juridique que les documents manuscrits.
Il existe de noLa dématérialisation est de plus en plus adoptée par les organisations qui aspirent à être plus propres, écoresponsables et durables.
Encore connue sous le nom de « numérisation » ou « informatisation », la dématérialisation fait partie intégrante du programme de transformation numérique des entreprises et de leur administration dans tous les domaines d’activités. Compte tenu de l’avènement de l’internet et du numérique ainsi que des diverses exigences du marché actuellement, il est primordial pour toute organisation d’intégrer le mouvement.
Autrefois réservée aux sociétés de grande envergure dans le tertiaire, cette opération est désormais adoptée par toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Elle est intrinsèquement liée à la démarche zéro papier qui présente une évolution très intéressante dans les différents secteurs d’activité.
mbreuses offres de sécurité. Ces dernières comprennent les solutions Firewall, les réseaux privés virtuels et les antivirus.
Le zéro papier se présente comme un levier d’évolution incontournable pour toute entreprise. Il permet de bénéficier de nombreux avantages favorables au développement de la société.
L’entreprise peut gagner en productivité grâce à la réduction du temps d’échange des informations en support physique et la suppression des déplacements vers l’imprimante. Le personnel ne fera plus face à des contraintes comme la rupture de stock, le bourrage de papier, le problème d’encre, le SAV, etc. Plus besoin d’être au sein de l’entreprise pour parcourir un document ou effectuer des traitements. Avec des documents électroniques, les collaborateurs ont accès aux données en quelques clics, ce qui favorise également la collaboration.
Prenons l’exemple d’une facture fournisseur, la dématérialisation permet non seulement d’épargner 90 % des dépenses pour le traitement, mais aussi de diminuer le temps de traitement. Elle permet aussi de réduire par la même occasion d’au moins 10 % les risques de retards de paiement.
Cette opération marque également une énorme évolution en matière de rapidité. Contrairement à l’envoi de documents par voie postale qui peut prendre plusieurs jours avant la réception, l’envoi numérique se déroule de manière instantanée. Ce caractère instantané permet de gagner non seulement du temps, mais aussi de la réactivité dans la réalisation des tâches.
Avec la dématérialisation, notamment l’informatisation des différentes opérations, l’entreprise réalise d’importantes économies sur l’achat des papiers, de l’encre, d’imprimantes et de SAV. Plus de frais occasionnés pour l’envoi et l’acheminement des documents grâce aux diverses solutions d’envoi instantané de documents électroniques.
La dématérialisation permet de mettre en place une infrastructure adaptée pour le stockage des données. Vous bénéficiez d’une traçabilité pour les utilisateurs du système qui ont eu accès à des documents ou qui ont effectué des traitements sur ceux-ci. Les modifications sont toutes notifiées, ce qui permet d’éviter de nombreuses erreurs.
Les documents numérisés sont tous stockés dans le système de l’entreprise. Chaque utilisateur du système peut accéder à ces documents depuis n’importe où et à partir de n’importe quel équipement informatique et les modifier au besoin dès lors qu’il dispose des autorisations.
Les documents électroniques stockés dans le système sont tous archivés. Les utilisateurs peuvent donc accéder rapidement et facilement à ces données en cas de besoin, et sans se déplacer.
La réduction du traitement exclusif des documents papier et des imprimantes permet de réduire l’impact environnemental. Cette approche permet de préserver les forêts ainsi que la couche d’ozone.
Avec la dématérialisation et les nouvelles mesures prisesen faveur de l’environnement, l’entreprisedevient ainsi plus sociale, écoresponsable et plus durable. Son image auprès des clients et de sa communauté est davantage valorisée.
Grâce à la transition numérique, plus besoin de stocker massivement sur les étagères ou dans de gros cartons poussiéreux. L’entreprise parvientdoncà libérer de l’espace dans les bureaux ainsi que dans les archives. L’espace gagné peut alors servir à autre chose ou permettre d’améliorer les conditions de travail des collaborateurs.
Les solutions de dématérialisation de A.I.V.S vous permettent de profiter pleinement de tous les avantages d’une transition papier/numérique. Votre organisation se voit grandie et présente de meilleures caractéristiques dignes des exigences du marché actuelles.
L’opération de dématérialisation doit être accompagnée d’un logiciel de gestion de documents. Le logiciel de GED (Gestion Électronique de Documents) est destiné à faciliter la gestion des documents qui circulent au sein du système de l’entreprise. C’est lui qui permet de gérer, de modifier et de stocker les documents.
Cet outil dédié à la gestion électronique des documents informatisés sera également accompagné d’un SAE (Système d’archivage électronique) pour documents. Il permettra donc d’archiver les différents documents du système tout en les mettant à la disposition des utilisateurs. Pour ce qui est des documents électroniques qui requirent la présence d’une signature, vous devrez opter pour la signature électronique (SE). Vous pourrez alors inviter des interlocuteurs à signer des documents numériques de manière sécurisée et conforme.
Une fois que ces différentes tâches sont automatisées, les risques d’erreurs ou d’oublis relatifs au facteur humain sont considérablement réduits.
La recherche d’un document peut coûter cher, bien plus que l’élaboration. La mission de l’outil GED est de vous permettre de trouver facilement et rapidement n’importe quel document. Vous pourrez alors l’archiver et définir les conditions de son accès.
Aujourd’hui, il est obligatoire pour les entreprises d’accepter les factures électroniques. En ce qui concerne la cliente, la dématérialisation permet de mieux conserver les documents et de garder une traçabilité. Plus de cas de perte de facture ou de ticket de caisse, de facture illisible, etc. Les documents électroniques sont complets, fiables et impérissables.
Recourir à un prestataire permet de bénéficier d’une solution de dématérialisation complète et performante. Votre entreprise fera l’objet d’une transition numérique conforme aux normes en vigueur, ce qui garantit un certain confort juridique.
Le prestataire est un expert dans son domaine qui est habitué à proposer des solutions de dématérialisation à ses clients. Il sera plus rapide que vous dans la réalisation de l’opération, mais saura également vous apporter un accompagnement adapté le long du processus. Tous vos documents en support physique seront numérisés puis classés avant de bénéficier d’un certificat de scellement et rendus authentiques.
La dématérialisation est une opération qui peut coûter très cher si vous ne faites pas appel à un prestataire comme A.I.V.S. En effet, elle nécessite de grosses investigations ainsi que des ressources matérielles adéquates de dernier cri pour le stockage de toutes les données. Le processus est encore moins simple pour une entreprise qui démarre et dont les spécificités ne sont pas encore déterminées.
Il est donc impératif de faire appel à une entreprise spécialisée dans ce domaine qui pourra assurer efficacement une transition numérique irréprochable permettant de bénéficier d’un gain considérable de temps et de productivité.
A.I.V.S, l’expert en assistance numérique met à votre disposition toute son équipe de spécialistes pour la réalisation d’une transition numérique complète. Il s’engage à vous apporter les solutions adaptées pour vous garantir une entreprise moderne et durable.
Si vous résidez dans le Val de Saône, Neuville, Trévoux, Massieux, Montanay et ses alentours, alors pensez à contacter nos collaborateurs afin d’échanger sur les solutions adaptées à vos besoins.
Les solutions informatiques évoluent souvent,
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Réalisation : Pôle2com | Murielle Gstalder | Kezaco Studio